Apartman Karar Defteri Nasıl Tutulur? En Sık Yapılan Hatalar

Apartman ve site yönetiminde alınan kararların düzenli, anlaşılır ve gerektiğinde ispatlanabilir şekilde kayıt altına alınması büyük önem taşır. Apartman karar defteri, kat malikleri kurulunda alınan kararların resmi olarak kaydedildiği temel yönetim belgelerinden biridir.

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesine göre kat malikleri kurulu kararları, sıra numaralı ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılmalı ve toplantıya katılan kat malikleri tarafından imzalanmalıdır. Karara aykırı oy kullananların ise aykırılığın sebebini belirterek imza koymaları düzenlenmiştir.

Karar defterinin doğru tutulması yalnızca resmi bir kayıt oluşturmak açısından değil; aidat, yönetici seçimi, bakım-onarım, ortak alanlar, bütçe, demirbaş, yönetim planı ve benzeri konularda ileride ortaya çıkabilecek uyuşmazlıklarda hangi kararın alındığını ortaya koyabilmek açısından da önemlidir.

Apartman Karar Defteri Nedir?

Apartman karar defteri, kat malikleri kurulunda alınan kararların tarih sırasına göre kaydedildiği, sayfaları numaralı ve noter tarafından tasdik edilmiş defterdir.

Kat malikleri kurulunun aldığı kararların yanında, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36. maddesi kapsamında yöneticinin; kararları, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatların özet ve tarihlerini ve bütün giderleri tarih sırasıyla bu deftere yazması; defteri ve giderlere ilişkin belgelerle diğer belgeleri de dosyada saklaması gerekir.

Bu nedenle karar defterini yalnızca “toplantıda alınan kararların yazıldığı bir defter” olarak görmek eksik olabilir. Yönetimin düzenli belge sistemiyle birlikte düşünülmelidir.

Apartman Karar Defteri Tutmak Zorunlu mudur?

Evet. Kat Mülkiyeti Kanunu, kat malikleri kurulu kararlarının belirli özelliklere sahip deftere yazılmasını öngörmektedir.

Özellikle;

• Sayfaların numaralı olması,

• Her sayfanın noter mührüyle tasdikli olması,

• Kararların deftere yazılması,

• Toplantıya katılan kat maliklerinin imza atması,

• Karara aykırı oy verenlerin gerekçelerini belirterek imzalaması,

kanunun karar defterine ilişkin temel düzenlemeleri arasındadır.

Apartman Karar Defteri Nasıl Alınır?

Uygulamada yöneticiler noter tasdikli karar defteri kullanmaktadır.

Defter temin edilirken sayfaların sıra numarası taşımasına ve noter tasdikinin yapılmasına dikkat edilmelidir. Defter kullanılmaya başlandıktan sonra kararlar sayfa sırasına uygun şekilde işlenmelidir.

Yeni deftere geçilecekse eski defterdeki kararların ve belgelerin saklanması da ihmal edilmemelidir.

Apartman Karar Defterinde İlk Olarak Neler Bulunmalıdır?

Karar defterinin kullanımında temel amaç, hangi toplantıda hangi kararın ne şekilde alındığının sonradan anlaşılabilmesidir.

Bu nedenle bir karar kaydı hazırlanırken mümkün olduğunca şu bilgiler açık şekilde belirtilmelidir:

Toplantı tarihi: Kararın hangi tarihte alındığı.

Toplantı yeri: Toplantının gerçekleştirildiği yer.

Toplantı konusu: Görüşülen gündem maddesi.

Kararın içeriği: Kat maliklerinin hangi konuda neye karar verdiği.

Oy durumu: Kararın hangi şekilde kabul edildiğinin gösterilmesi.

İmzalar: Toplantıya katılan kişilerin imzaları.

Gerektiğinde toplantıya ilişkin çağrı belgeleri, hazirun bilgileri ve diğer destekleyici belgeler ayrıca dosyalanmalıdır.

Karar Defterine Karar Nasıl Yazılır?

Karar metni mümkün olduğunca açık, sade ve yoruma fazla ihtiyaç bırakmayacak şekilde hazırlanmalıdır.

Örneğin;

“Apartman için gerekli bakım yapılacaktır.”

şeklindeki bir ifade yeterince açıklayıcı olmayabilir.

Bunun yerine;

“Apartmanın çatı izolasyonunda meydana gelen sorunların giderilmesi amacıyla gerekli bakım ve onarımın yapılmasına, tekliflerin karşılaştırılmasına ve işin uygun teklif üzerinden gerçekleştirilmesine karar verilmiştir.”

gibi daha açık bir karar metni tercih edilebilir.

Kararın konusu, kapsamı ve verilen yetki mümkün olduğunca net olmalıdır.

Karar Defterinde Karar Numarası Olmalı mı?

Kararların birbirinden ayrılabilmesi için sıra numarası kullanılması iyi ve düzenli bir uygulamadır.

Örneğin:

2026/01 No.lu Karar

2026/02 No.lu Karar

2026/03 No.lu Karar

şeklinde bir sistem oluşturulabilir.

Burada önemli olan aynı sistemin düzenli biçimde sürdürülmesidir. Kararların tarih sırasının ve defterdeki sıralamanın mümkün olduğunca birbirini desteklemesi, ileride belge incelemesini kolaylaştırır.

Karar Defterinde Toplantıya Katılanların İmzası Neden Önemlidir?

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesi, toplantıda bulunan bütün kat maliklerinin kararları imzalamasını öngörmektedir. Karara aykırı oy verenlerin ise aykırılığın sebebini belirterek imza koymaları düzenlenmiştir.

Bu nedenle karar metninin hazırlanması kadar imza sürecinin de doğru yürütülmesi gerekir.

İmza bölümünün eksik bırakılması, kimin hangi karara katıldığının anlaşılmasını zorlaştırabilir.

Nitekim Yargıtay önüne gelen bir kat malikleri kurulu kararının iptali uyuşmazlığında, kararların deftere geçirilmesi ve kat maliklerince imzalanması gibi hususlar uyuşmazlığın konusu olmuştur.

Karara Muhalif Olan Kat Maliki Ne Yapmalıdır?

Bir kat maliki alınan karara karşı oy kullanıyorsa, yalnızca imza atmamak yerine kanunda öngörülen şekilde muhalefetinin nedenini belirterek imza atmalıdır.

Örneğin:

“Karara, ortak giderin gerekli ve zorunlu olmadığı kanaatinde olduğumdan muhalifim.”

gibi açık bir muhalefet şerhi kullanılabilir.

Somut olayın hukuki niteliğine göre farklı sonuçlar ortaya çıkabileceğinden, muhalefet gerekçesinin gerçek durumu doğru yansıtması önemlidir.

Apartman Karar Defterinde Neler Yazılabilir?

Karar defterinde, kat malikleri kurulunun yetkisi ve gündemi kapsamında alınan kararların yanı sıra Kanun’un 36. maddesinde belirtilen kayıtların da tarih sırasıyla tutulması öngörülmektedir.

Örneğin:

• Yönetici seçimi,

• Denetçi seçimi,

• Aidat ve avans kararları,

• İşletme bütçesi,

• Bakım ve onarım işleri,

• Ortak alanlarla ilgili kararlar,

• Yöneticiye verilen yetkiler,

• Büyük bakım ve yenileme işleri,

• Yönetim planının uygulanmasına ilişkin kararlar,

• Kat malikleri kurulu toplantı protokolleri,

• İhtar ve tebligat özetleri,

• Gider kayıtları,

gibi yönetim süreçleriyle ilgili kayıtlar sistematik biçimde tutulabilir. Kanun’un 36. maddesi özellikle kararlar, protokoller, ihtar ve tebligat özetleri ile bütün giderlerin tarih sırasıyla kaydedilmesini düzenlemektedir.

Apartman Karar Defteri ile İşletme/Gelir-Gider Kaydı Aynı Şey midir?

Uygulamada karar kayıtları ile ayrıntılı gelir-gider takibi birbirinden ayrılarak daha düzenli bir arşiv oluşturulabilir.

Ancak Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36. maddesi, bütün giderlerin ilgili deftere tarih sırasıyla yazılmasını ve gider belgeleri ile diğer belgelerin saklanmasını ayrıca düzenlemektedir.

Bu nedenle “ayrı bir Excel dosyamız var, deftere yazmaya gerek yok” yaklaşımı kanundaki kayıt yükümlülüğünün yerine geçtiği varsayımıyla kullanılmamalıdır.

Apartman Karar Defterinde En Sık Yapılan 15 Hata

1. Karar defterinin noter tasdikini önemsememek

Karar defterinin kanundaki özelliklere uygun olması gerekir. Sayfaların numaralı ve noter mühürlü olması, 32. maddede açıkça düzenlenmiştir.

2. Kararları sonradan topluca yazmak

Toplantıların üzerinden uzun süre geçtikten sonra kararların hafızaya dayanılarak topluca yazılması, tarih ve içerik bakımından hatalara yol açabilir.

Kararlar mümkün olduğunca toplantı sürecinin hemen ardından düzenlenmelidir.

3. Karar tarihini yazmamak

Tarihi bulunmayan veya hangi toplantıya ait olduğu anlaşılmayan bir karar kaydı ileride ciddi belge karmaşasına neden olabilir.

4. Karar numaralandırmasını düzensiz yapmak

Bir karar 2026/01, sonraki karar 2026/05 şeklinde ilerliyor ve aradaki kararların nerede olduğu belli değilse kayıt sistemi güvenilirliğini kaybedebilir.

5. Karar metnini çok kısa yazmak

“Çatı yapılacak”, “asansör değişecek”, “aidat artırıldı” gibi tek satırlık ifadeler ileride “ne yapılacaktı, hangi kapsamda yapılacaktı?” sorularına neden olabilir.

6. Kimlerin toplantıya katıldığını belirsiz bırakmak

Karar metninden toplantıya ilişkin tarafların ve imza durumunun anlaşılması önemlidir.

7. Muhalefet şerhini yazmamak

Karara karşı oy kullanan kişinin itirazının kayıt altına alınması gerektiği unutulmamalıdır.

8. Boşlukları kontrolsüz bırakmak

Karar kayıtlarının bulunduğu sayfalarda gereksiz boşluklar bırakılması, sonradan ekleme tartışmalarına yol açabilecek düzensizlikler oluşturabilir. Bu nedenle kayıtlar düzenli biçimde ve mümkün olduğunca bütünlük içinde tutulmalıdır.

9. Silinti ve karalamalarla çalışmak

Yanlış yapılan kayıtların nasıl düzeltileceği konusunda rastgele silme, kazıma veya okunamayacak hale getirme gibi yöntemlerden kaçınılmalıdır. Düzeltmelerin kayıt bütünlüğünü bozmayacak şekilde yapılması ve gerektiğinde yeni bir karar/kayıt yöntemi kullanılması daha güvenli bir uygulamadır.

10. Yöneticiye verilen yetkiyi belirsiz bırakmak

Örneğin:

“Yöneticiye gerekli işlemleri yapması için yetki verilmiştir.”

yerine hangi işlem için, hangi kapsamda ve hangi sınırlar içerisinde yetki verildiği açıkça yazılmalıdır.

11. Gider belgelerini saklamamak

Fatura, makbuz, sözleşme, banka kayıtları ve diğer harcama belgeleri karar defterinden ayrı tutulsa bile düzenli biçimde arşivlenmelidir.

Kanun’un 36. maddesi gider belgeleri ve diğer belgelerin dosyada saklanmasını da öngörmektedir.

12. İhtar ve tebligat kayıtlarını tamamen yok saymak

Kanun, yapılan ihtar ve tebligatların özet ve tarihlerinin de kayıt altına alınmasını düzenlemektedir.

13. Dijital kayıtları asıl defterin yerine koymak

PDF, Excel, WhatsApp veya e-posta arşivi yönetim açısından faydalı olabilir. Ancak bunların karar defterinde kanunun öngördüğü fiziki kayıt düzeninin yerine geçtiği varsayılmamalıdır.

14. Yıl sonu kapanışını unutmak

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 36. maddesine göre karar defterinin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içerisinde yönetici tarafından notere kapattırılması zorunludur.

Bu nedenle takvim yılı sona erdikten sonra kapanış süreci ayrıca takip edilmelidir.

15. Defterin kaybolması veya zarar görmesi halinde kayıt sistemini yedeklememek

Karar defterinin taranmış kopyalarının ve ilgili belgelerin güvenli bir dijital arşivde tutulması, asıl defterin yerine geçmese de belge kaybına karşı önemli bir destek sağlayabilir.

Apartman Karar Defteri Yıl Sonunda Ne Yapılmalı?

Kat Mülkiyeti Kanunu m.36'ya göre defter, her takvim yılının bitmesinden itibaren bir ay içinde notere kapattırılmalıdır.

Örneğin 2026 yılına ait defter açısından yıl sonu kapanış işlemi, 2027 yılının Ocak ayı içerisinde takip edilmelidir.

Yönetimin yıl sonunda şu kontrolü yapması faydalıdır:

Kararlar tamamlandı mı?

Giderler işlendi mi?

İhtar ve tebligat kayıtları tamam mı?

Belgeler dosyalandı mı?

Banka kayıtları ile yönetim kayıtları karşılaştırıldı mı?

Defterin noter kapanış işlemi takip edildi mi?

Karar Defteri ile Toplantı Tutanağı Arasındaki Fark

Toplantı sırasında düzenlenen tutanak, toplantının gerçekleşmesi ve görüşmelerin kayıt altına alınması amacıyla kullanılabilir.

Karar defteri ise alınan kararların kanunda belirtilen deftere işlenmesini sağlar.

Özellikle önemli toplantılarda;

Toplantı çağrısı + gündem + katılım/hazirun bilgileri + toplantı tutanağı + karar defteri + ilgili teklifler/faturalar/belgeler

şeklinde bir dosyalama sistemi oluşturmak yönetimin belge düzenini güçlendirir.

Karar Defterine Her Karar İçin Ayrı Sayfa Ayrılmalı mı?

Her karar için mutlaka ayrı bir sayfa kullanılacağına dair genel bir kural bulunduğu söylenemez.

Ancak farklı kararların birbirine karışmaması, imza bölümünün rahatça oluşturulabilmesi ve sonradan okunabilirliğin korunması açısından yeterli alan bırakmak iyi bir yönetim uygulamasıdır.

Önemli ve kapsamlı kararların ayrı kayıtlar halinde düzenlenmesi de arşivlemeyi kolaylaştırabilir.

Karar Defteri Nasıl Daha Düzenli Tutulur?

Profesyonel bir apartman yönetiminde karar defteri tek başına düşünülmemelidir.

Pratik bir belge sistemi şu şekilde kurulabilir:

01 – Kat Malikleri Kurulu Kararları

02 – Toplantı Çağrıları ve Gündemler

03 – Hazirun ve İmza Belgeleri

04 – Gelir-Gider Belgeleri

05 – Faturalar ve Sözleşmeler

06 – Banka Hareketleri

07 – İhtar ve Tebligatlar

08 – Bakım ve Teknik Belgeler

09 – Yönetim Planı

10 – Denetim Raporları

Bu yapı, geçmişte hangi işlemin neden yapıldığını bulmayı kolaylaştırır.

Apartman Karar Defteri Mahkemede Neden Önemlidir?

Apartman yönetimiyle ilgili uyuşmazlıklarda hangi kararın ne zaman ve nasıl alındığının belirlenmesi önemli olabilir.

Örneğin bir kat maliki;

• Toplantının usulsüz yapıldığını,

• Kararın gerekli çoğunluk olmadan alındığını,

• İmza sürecinde sorun bulunduğunu,

• Gündemde olmayan bir konuda karar alındığını,

• Yöneticiye verilen yetkinin kapsamının aşılması gerektiğini,

iddia edebilir.

Böyle durumlarda karar defteri yanında toplantı çağrıları, katılım belgeleri, gündem, yönetim planı ve diğer belgeler de inceleme konusu olabilir. Yargıtay'ın güncel içtihatlarında kat malikleri kuruluna ilişkin belgelerin ve karar defteri kayıtlarının uyuşmazlık bakımından incelendiği görülmektedir.

Bu nedenle karar defterinin doğru tutulması, yalnızca yöneticinin günlük işini kolaylaştıran bir işlem değildir; yönetimin geçmiş işlemlerinin belgelenmesi açısından da önem taşır.

Karar Defterindeki Hata Kararı Otomatik Olarak Geçersiz Yapar mı?

Her kayıt hatasının otomatik olarak alınan kararı geçersiz hale getirdiği söylenemez.

Bir uyuşmazlıkta kararın içeriği, toplantının usulü, çağrı işlemleri, karar yeter sayısı, yönetim planı, kanunun özel hükümleri ve somut olayın diğer özellikleri birlikte değerlendirilebilir.

Bu nedenle “karar defterinde imza eksik, dolayısıyla karar kesinlikle yok hükmündedir” gibi genellemelerden kaçınmak gerekir.

Apartman Karar Defterinde Usulsüzlük Fark Edilirse Ne Yapılmalı?

Öncelikle hatanın niteliği belirlenmelidir.

Basit bir kayıt hatası ile toplantının çağrı usulü veya karar yeter sayısındaki hukuki sorun aynı şey değildir.

Şu belgeler birlikte kontrol edilebilir:

Karar defteri

Toplantı çağrısı

Gündem

Hazirun/katılım kayıtları

Yönetim planı

Oy ve imza bilgileri

Fatura ve teklif belgeleri

Varsa önceki kararlar

Uyuşmazlığın hukuki boyutu varsa somut olayın belgeleri üzerinden hukuki değerlendirme yapılması gerekir.

Apartman Karar Defterinde Şeffaflık Nasıl Sağlanır?

Şeffaf bir yönetimde karar defteri yalnızca resmi bir defter olarak değil, bütün yönetim sürecinin kayıt sisteminin merkezinde tutulmalıdır.

Örneğin bir çatı onarımı kararı alınmışsa;

karar → teklifler → seçilen firma → sözleşme → fatura → ödeme → işin tamamlanması

şeklinde birbirine bağlı bir belge zinciri oluşturulabilir.

Böylece kat malikleri, yönetimin aldığı karar ile yapılan harcama arasındaki bağlantıyı daha kolay takip edebilir.

Dijital Apartman Yönetiminde Karar Defteri Nasıl Desteklenebilir?

Dijital yönetim yazılımları;

• Karar numaralarını takip etmek,

• Toplantı takvimini oluşturmak,

• Gündem hazırlamak,

• Katılımcıları listelemek,

• Karar metinlerini arşivlemek,

• Belgeleri PDF olarak saklamak,

• Fatura ve ödeme kayıtlarını eşleştirmek,

• Yönetici ve denetçiye rapor hazırlamak,

• Eski kararları hızlıca aramak,

gibi işlemlerde yardımcı olabilir.

Ancak dijital sistemin kullanılması, kanunun belirli kayıtlar için öngördüğü defter ve saklama yükümlülüklerinin ayrıca değerlendirilmesi gerektiği gerçeğini değiştirmez.

Apartman Karar Defteri Kontrol Listesi

Yönetici için pratik kontrol listesi:

☐ Noter tasdikli karar defteri kullanılıyor mu?

☐ Sayfalar numaralı mı?

☐ Kararlar tarih sırasıyla işleniyor mu?

☐ Karar numaraları düzenli mi?

☐ Toplantı bilgileri açık mı?

☐ Karar metni anlaşılır mı?

☐ Katılanların imzaları tamam mı?

☐ Muhalif oylar ve gerekçeleri kaydedilmiş mi?

☐ Gider kayıtları düzenli mi?

☐ İhtar ve tebligat kayıtları tutuluyor mu?

☐ Fatura ve ödeme belgeleri saklanıyor mu?

☐ Yönetim belgeleri dosyalanıyor mu?

☐ Yıl sonu noter kapanış işlemi takip ediliyor mu?

Apartman Karar Defteri Tutarken Altın Kurallar

Başarılı bir kayıt sistemi için temel prensip şudur:

Açık yazın.

Tarihini yazın.

Kararın kapsamını yazın.

Yetkiyi sınırlarıyla belirtin.

İmzaları eksiksiz tamamlayın.

Muhalefetleri kaydedin.

Belgeleri saklayın.

Giderleri düzenli işleyin.

Dijital yedek oluşturun.

Yıl sonu noter işlemini unutmayın.

Sık Sorulan Sorular

Apartman karar defteri noter onaylı olmak zorunda mı?

Kat Mülkiyeti Kanunu m.32, kararların sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılmasını düzenlemektedir.

Apartman karar defteri her yıl notere götürülür mü?

Kanunun 36. maddesi uyarınca defterin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılması zorunludur.

Karar defterini kim tutar?

Kanundaki düzenleme bakımından yönetici, kararların ve m.36 kapsamında belirtilen kayıtların tarih sırasıyla tutulması ve belgelerin saklanmasıyla yükümlüdür.

Karar defterini kat malikleri imzalar mı?

Evet. Kat Mülkiyeti Kanunu m.32, toplantıda bulunan bütün kat maliklerinin kararları imzalamasını öngörür. Karara aykırı oy verenler aykırılık sebebini belirterek imza koyar.

Karara katılmayan kişi imza atmalı mı?

Kanundaki düzenleme toplantıda bulunan kat maliklerinin imzasını öngörmektedir. Toplantıya katılmayan kişinin durumu ise toplantıya katılım ve kararın hukuki niteliği açısından ayrıca değerlendirilmelidir.

Apartman karar defteri kaybolursa ne yapılır?

Defterin kaybolması veya zarar görmesi halinde olayın niteliğine göre gerekli resmi ve hukuki işlemlerin belirlenmesi gerekir. Mevcut kararların, toplantı belgelerinin, taranmış kayıtların ve diğer belgelerin korunması bu nedenle önemlidir.

Karar defterine yanlış karar yazılırsa ne yapılır?

Yanlışlığın niteliğine göre kayıt bütünlüğünü bozmayacak bir düzeltme yöntemi kullanılmalıdır. Özellikle önemli hukuki sonuç doğurabilecek bir kayıt söz konusuysa rastgele silme veya değiştirme yerine somut durum değerlendirilmelidir.

Apartman karar defteri ile yönetim planı aynı şey midir?

Hayır. Yönetim planı, ana taşınmazın yönetim tarzını ve ilgili kuralları düzenleyen temel belgelerden biridir. Karar defteri ise kat malikleri kurulunun aldığı kararların kayıt altına alındığı defterdir.

Karar defteri neden düzenli tutulmalıdır?

Düzenli karar defteri; yönetim geçmişinin takip edilmesini, alınan kararların bulunmasını, mali ve idari işlemlerin belgelenmesini ve olası uyuşmazlıklarda ilgili kayıtların incelenmesini kolaylaştırır.

Sonuç: Doğru Tutulan Karar Defteri Güvenli Apartman Yönetiminin Temelidir

Apartman karar defteri, basit bir defterden çok daha fazlasıdır. Kat malikleri kurulunun kararlarının düzenli biçimde kayıt altına alınması, yönetimin yaptığı işlemlerin izlenebilmesi ve gerekli durumlarda geçmiş kararların ortaya konulabilmesi açısından önemli bir yönetim aracıdır.

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32 ve 36. maddelerinde yer alan kurallar özellikle dikkate alınmalıdır. Kararların noter tasdikli, numaralı sayfalara işlenmesi, toplantıya katılanların imzalarının alınması, muhalif oyların kaydedilmesi, gider ve diğer belgelerin düzenli biçimde saklanması ve yıl sonu noter kapanışının takip edilmesi apartman yönetiminin belge düzenini güçlendirir.

En büyük hata ise karar defterini yalnızca “genel kurulda birkaç sayfa doldurulan resmi defter” olarak görmektir. Doğru yaklaşım; karar, toplantı, mali belge, fatura, ödeme, tebligat ve diğer yönetim belgelerini birbirine bağlı, düzenli ve erişilebilir bir arşiv sistemi içerisinde yönetmektir.

Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Somut bir uyuşmazlıkta karar defterindeki kayıtların hukuki sonucu, toplantının ve kararın tüm belgeleriyle birlikte değerlendirilmelidir.