Genel Kurulda Çoğunluk Sağlanamazsa Ne Yapılmalı?

Apartman ve site yönetiminde kat malikleri genel kurulu, önemli kararların alındığı temel yönetim organıdır. Ancak toplantı gününde yeterli sayıda kat malikinin bulunmaması, karar alınmasını zorlaştırabilir. Bu durumda “Toplantı iptal mi olur?”, “İkinci toplantı ne zaman yapılır?” veya “İkinci toplantıda çoğunluk gerekir mi?” gibi sorular gündeme gelir.

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre, ilk toplantıda gerekli toplantı yeter sayısı sağlanamazsa kanunda belirtilen şartlarla ikinci toplantı yapılabilir. Ancak burada önemli olan nokta, toplantı yeter sayısı ile karar yeter sayısının aynı şey olmadığıdır. Ayrıca bazı kararlar için kanun özel çoğunluk şartları öngörmektedir. 

Genel Kurul Toplantı Yeter Sayısı Nedir?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 30. maddesine göre kat malikleri kurulu, kural olarak kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. 

Örneğin 20 bağımsız bölüm bulunan bir apartmanda ilk toplantının yapılabilmesi için hem kat malikleri sayısı hem de arsa payı bakımından kanunun aradığı çoğunluğun sağlanması gerekir.

Bu nedenle yalnızca toplantıya kaç kişinin geldiğine bakmak yeterli olmayabilir. Kat maliki sayısı ve arsa payı birlikte değerlendirilmelidir.

İlk Toplantıda Çoğunluk Sağlanamazsa Ne Olur?

İlk toplantıda gerekli toplantı yeter sayısı sağlanamazsa toplantı bu nedenle karar alamadan yapılamayabilir. Bu durumda kanunda öngörülen şekilde ikinci toplantıya geçilir.

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesine göre ilk çağrı yapılırken, birinci toplantıda yeter sayının sağlanamaması halinde ikinci toplantının yeri ve tarihinin de bildirilmesi gerekir. Ayrıca ilk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak süre yedi günden az olamaz. 

Bu nedenle toplantı çağrısı hazırlanırken ikinci toplantının bilgilerinin de usulüne uygun şekilde belirtilmesi önemlidir.

İkinci Toplantı Ne Zaman Yapılır?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun güncel metninde, ilk toplantının yeter sayı nedeniyle yapılamaması halinde ikinci toplantının en geç 15 gün içinde yapılacağı belirtilmektedir. İkinci toplantıda karar yeter sayısı, kural olarak toplantıya katılanların salt çoğunluğudur. 

Örneğin ilk toplantıda yeter sayı sağlanamadıysa ve ikinci toplantıya 8 kat maliki katıldıysa, genel kararlar bakımından kural olarak katılanların salt çoğunluğu üzerinden karar yeter sayısı değerlendirilir.

Ancak burada çok önemli bir ayrıntı vardır: Her karar için bu genel kural uygulanmaz. Kanunun bazı maddelerinde özel karar ve yeter sayı şartları bulunmaktadır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 30. maddesi de bu özel hükümleri saklı tutmaktadır.

İkinci Toplantıda Her Karar Alınabilir mi?

Hayır. İkinci toplantıya katılanların salt çoğunluğuyla her türlü kararın alınabileceği düşünülmemelidir.

Örneğin yönetim planının değiştirilmesi, belirli önemli yenilik ve ilaveler veya kanunda özel çoğunluk öngörülen diğer konularda ayrıca kanunda belirtilen oy oranlarının sağlanması gerekir.

Bu nedenle toplantıdan önce gündemde bulunan her kararın hangi çoğunluğa tabi olduğunun ayrıca kontrol edilmesi önemlidir.

Önemli Uyarı

“İkinci toplantıda kaç kişi gelirse gelsin her karar alınabilir” şeklindeki yaklaşım doğru değildir. Genel karar yeter sayısı ile özel çoğunluk gerektiren kararlar birbirinden ayrılmalıdır.

Yönetici Seçiminde Özel Durum

Apartman ve site yönetiminde sık karşılaşılan konulardan biri de yönetici seçimidir.

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesinde yönetici seçimine ilişkin özel çoğunluk düzenlemesi bulunduğundan, yönetici seçiminin yalnızca ikinci toplantıya katılanların genel salt çoğunluğuna göre değerlendirilemeyeceği durumlar vardır. Uygulamada bu nedenle yönetici seçimi ile genel kararların yeter sayısı birbirinden ayrı değerlendirilmelidir. 

Bu ayrım özellikle büyük apartman ve sitelerde oldukça önemlidir.

Toplantıya Katılmayan Kat Malikleri Ne Olur?

Kat maliklerinin toplantıya katılmaması, ilk toplantıda gerekli yeter sayının oluşmasını engelleyebilir. Ancak toplantıya katılmayan maliklerin bulunması, kanunun öngördüğü ikinci toplantı sürecinin işletilmesine engel değildir.

Kat malikleri toplantıya yetkili vekilleri aracılığıyla da katılabilir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 31. maddesi vekâletle oy kullanmaya ilişkin bazı sınırlamalar da getirmektedir. Özellikle bir kişinin kullanabileceği vekâlet sayısı bakımından kanundaki kurallar dikkate alınmalıdır.

Bu nedenle toplantı öncesinde kat maliklerinin vekâlet durumlarının da kontrol edilmesi yararlı olacaktır.

Karar Defterine Ne Yazılmalı?

İlk toplantıda yeter sayı sağlanamadığında bu durumun da kayıt altına alınması önemlidir.

Karar veya toplantı tutanağında;

• Toplantının tarihi,

• Toplantının yeri,

• Katılan kat malikleri,

• Vekâleten katılanlar,

• Toplantı yeter sayısının oluşup oluşmadığı,

• Gündem maddeleri,

• İkinci toplantının tarihi,

• Gerekli diğer bilgiler

açık ve anlaşılır şekilde kayıt altına alınmalıdır.

Bu uygulama, ileride ortaya çıkabilecek apartman yönetimi uyuşmazlıklarında toplantı sürecinin nasıl gerçekleştiğinin ortaya konulmasına yardımcı olur.

Genel Kurulda Çoğunluk Sağlanması İçin Neler Yapılabilir?

Apartman ve site yönetimlerinde toplantıların sürekli olarak yeter sayıya ulaşamaması, yönetim süreçlerinin aksamasına neden olabilir. Bunun önüne geçmek için toplantıdan önce kat maliklerine zamanında ve doğru şekilde bilgi verilmesi önemlidir.

Özellikle;

1. Toplantı tarihini önceden duyurun.
Kat maliklerinin toplantı tarihini önceden bilmesi katılım oranını artırabilir.

2. Gündemi açık şekilde paylaşın.
Kat malikleri hangi konuların görüşüleceğini önceden bilmelidir.

3. İkinci toplantının tarihini ilk çağrıda belirtin.
Kanunun 29. maddesindeki çağrı düzenlemesine uygun hareket edilmelidir. 

4. Vekâlet seçenekleri hakkında bilgilendirme yapın.
Toplantıya katılamayacak kat maliklerinin kanuni şartlara uygun şekilde temsil edilmesi mümkün olabilir.

5. Özel çoğunluk gerektiren kararları önceden belirleyin.
Gündemdeki her kararın aynı oy oranına tabi olduğu düşünülmemelidir.

Örnek: 20 Daireli Apartmanda Toplantı

20 bağımsız bölümden oluşan bir apartmanda ilk toplantı için kanunun öngördüğü sayı ve arsa payı bakımından çoğunluk sağlanmalıdır.

İlk toplantıya yeterli katılım gerçekleşmezse, kanundaki şartlara uygun olarak ikinci toplantı yapılabilir.

İkinci toplantıda ise kural olarak karar yeter sayısı toplantıya katılanların salt çoğunluğudur. Ancak gündemdeki konu için kanunda özel bir yeter sayı öngörülmüşse, özel hüküm uygulanır.

Bu nedenle yalnızca “20 dairenin yarısından fazlası gelmedi” veya “ikinci toplantıda 5 kişi vardı” gibi bilgiler üzerinden kararın kesin olarak geçerli veya geçersiz olduğunu söylemek doğru değildir. Gündemdeki kararın niteliği ve ilgili kanun hükmü de incelenmelidir.

Profesyonel Site Yönetiminde Toplantı Takibi

Modern apartman yönetimi ve site yönetimi süreçlerinde toplantıların düzenli takip edilmesi büyük önem taşır.

Bir apartman yönetim yazılımı veya site yönetim sistemi üzerinden;

• Toplantı tarihleri,

• Kat malikleri,

• Katılım durumu,

• Gündem maddeleri,

• Kararlar,

• Vekâlet bilgileri,

• Toplantı tutanakları,

• Karar defteri kayıtları,

• Duyurular

daha düzenli şekilde takip edilebilir.

Bu tür dijital çözümler, yöneticinin toplantı süreçlerini organize etmesine yardımcı olur. Ancak yazılım kullanılması, kanunun öngördüğü toplantı, çağrı ve karar şartlarının yerine geçtiği anlamına gelmez.

Sonuç

Genel kurulda çoğunluk sağlanamazsa, öncelikle ilk toplantının neden yeterli sayıya ulaşamadığı tespit edilmeli ve Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29 ve 30. maddelerinde öngörülen ikinci toplantı süreci uygulanmalıdır.

İkinci toplantı, kural olarak ilk toplantının yeter sayı nedeniyle yapılamaması halinde en geç 15 gün içinde yapılır ve genel kararlar bakımından karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluğudur. Ancak kanunda bazı konular için özel çoğunluk şartları bulunduğundan, her kararın aynı şekilde değerlendirilmesi mümkün değildir. 

Bu nedenle apartman ve site yönetimlerinde toplantı yeter sayısı, karar yeter sayısı ve özel çoğunluk şartları birbirinden ayrılarak değerlendirilmelidir. Toplantı çağrılarının, tutanakların ve kararların usulüne uygun şekilde hazırlanması da yönetimin hukuki açıdan daha sağlıklı ilerlemesine yardımcı olur.

Not: Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Somut bir apartman veya site uyuşmazlığında güncel mevzuat, yönetim planı ve gündemdeki kararın niteliği birlikte değerlendirilmelidir.